Melakukan pertemuan secara virtual dengan menggunakan zoom saat ini menjadi hal yang lumrah dilakukan. Rapat secara online menjadi mudah dan tanpa perlu biaya yang mahal, hanya mengandalkan satu rapat. Zoom memberikan kemudahan bagi siapapun yang ingin melakukan rapat secara online. Namun demikian, ada satu hal yang jarang orang tahu yaitu bagaimana cara membuat beberapa host untuk ruang meeting yang berbeda dalam satu waktu dengan menggunakan satu akun.
Kebanyakan orang akan menjawab dalam satu akun hanya bisa dibuat satu host dan satu ruang meeting. Jika mau membuat ruang meeting, harus membuat breakout room. Dan yang bisa ditambahkan dalam satu ruang meeting adalah co host bukan host. Host hanya ada satu dalam satu ruang meeting.
Maksud kami disini, bukan host dalam satu ruang meeting, tetapi host yang berbeda ruang meeting dan meeting tersebut dilaksanakan dalam satu waktu. Bukan dengan breakout room, karena ada beberapa kelamahan breakout room.
Kelemahan breakout room:
- Karena breakout room dikelola oleh satu orang host, ketika ada beberapa room dan perlu menambahkan co host, host harus berkeliling ke setiap breakout room
- Breakout room tidak bisa dibuat lagi breakout room sehingga ketika ada kegiatan yang memerlukan pemecahan ruangan beberapa kali, tidak hanya cukup dengan satu kali breakout room tapi harus dengan room utama terlebih dahulu, baru kemudian breakout room.
Apakah satu akun zoom dapat membuat 2 host atau lebih dalam satu waktu? Jawabannya adalah bisa. Syaratnya akun zoom tersebut sudah upgrade menjadi lisensi. Akun zoom yang sudah membayar lisensi memiliki fitur untuk membuat ruang meeting lebih dari satu dalam satu waktu. Dan setiap ruang meeting tersebut dapat membuat breakout room.
Berbeda jika menggunakan akun basic, meskipun kita bisa membuat beberapa schedule rapat dalam waktu yang sama seperti gambar berikut:
Pada komputer yang pertama kami menyalakan satu jadwal rapat pada akun zoom basic, kemudian pada komputer yang kedua kami menyalakan jadwal zoom yang lain masih di akun zoom basic yang sama, maka pada komputer yang kedua muncul notifikasi seperti berikut:
Ternyata ketika komputer kedua akan memulai rapat, rapat yang lain pada komputer yang pertama harus dimatikan. Jadi jika menggunakan akun basic tidak bisa membuka lebih dari satu rapat secara bersamaan.
Cara Membuat Banyak Host dari Satu Akun Zoom Lisensi
Beberapa hal yang harus diperhatikan untuk membuat beberapa host dalam satu akun zoom adalah akun zoom harus sudah lisensi. Kedua, ketika membuat jadwal, pengaturan meeting id harus otomatis sehingga sistem zoom yang akan memberikan meeting idnya. Setiap host dapat dijalankan oleh satu komputer, sehingga jika ada 2 host, maka harus ada 2 laptop atau komputer untuk menjalankan masing-masing host.
Berikut caranya
1. Login ke Akun Zoom yang telah berlisensi
2. Membuat Schedule rapat
3. Pastikan pengaturan meeting id adalah otomatis
4. Mulai rapat pada setiap host di komputer yang berbeda.
Selamat, anda telah berhasil membuat meeting dengan beberapa host dalam satu akun. Cara ini lebih menghemat dari pada menggunakan beberapa akun zoom untuk beberapa meeting.